اعتدال و ميانه روى  
اعتدال و ميانه روى از مسائل مهم ، به ويژه در مديريت و هدايت مجموعه هاىسازمانى است . پرهيز از افراط و تفريط ضرورتى است كه بدون توجه به آن نمىتوان سازمان را به خوبى اداره كرده و به سوى دستيابى به اهداف از پيش تعيين شده، رهنمون شد. برنامه هاى دين اسلام بر اصل مهم اعتدال استوار است . هيچبرنامه اى بدون توجه به اين اصل و پرهيز از هر گونه تندروى يا كند روى ، بهنتيجه مطلوب نخواهد رسيد.
بررسى اجمالى سيره مديريتى و حكومتى امام على (ع ) مبين آن است كه ايشان در تماممراحل زندگى ، به ويژه در مديريت جامعه اسلامى همواره بهاصل اعتدال و ميانه روى پايبند بوده ، و به شدت از افراط و تفريط اجتناب مى كرد.علاوه بر اين ، كارگزاران خويش را سفارش مى كرد كه كارهاى خود را بر مبناىاصل مهم اعتدال و ميانه روى استوار كنند، و هرگز در اداره امور به وادى افراط و تفريطكشيده نشوند.
اصولا اعتدال و ميانه روى مساءله اى عقلى است ، و به حكمعقل اين نكته دريافت مى شود كه بهترين راه انجام دادن كارها،اعتدال و ميانه روى است ؛ و هيچ گاه با افراط و تفريط نمى توان كارها را به سامانرساند، و به اهداف دست يافت . بر اين اساس ، امام على (ع ) از سويى توصيه بهاعتدال كرده و مى فرمايد:
عليك بالقصد فى الامور؛ ⁽⁴⁶⁾ در كارها ميانه رو ومعتدل باش ؛ و از ديگر سو افراط و تفريط را نشانه و نتيجه نادانى دانسته ومى فرمايد:
لاترى الجاهل الا مفرطا او مفرطا ⁽⁴⁷⁾ جاهل را نمى بينى مگر اين كه يا افراط مى كند ياتفريط.
فصل دوم : برنامه ريزى 
تعريف برنامه ريزى  
برنامه ريزى ، مانند پلى ، زمانحال را به آينده مربوط مى كند. هر كس ‍ مى تواند با برنامه ريزى و تعيين اهداف موردنظر و پيش بينى راه هاى دستيابى به آن ها، در جهتى صحيح حركت نموده و به موفقيتلازم دست يابد.
برنامه ريزى ، يكى از اركان اصلى سازمان ها بوده و ادامه حيات سازمان و دستيابىبه نتايج مورد نظر، بدون داشتن برنامه اى مشخص ، غير ممكن مى نمايد. فقدان برنامهريزى در سازمان با عدم توفيق سازمان و شكست آن در ماءموريت هاىمحول شده ملازم است .
نويسندگان و صاحب نظران مديريت ، هر كدام تعريف خاصى از برنامه ريزى ارائه دادهاند. پيتر دراكر ⁽⁴⁸⁾ يكى از صاحب نظران بنام مديريت ، برنامه ريزىرا اين گونه تعريف مى كند:
برنامه ريزى فرايند مستمرى است از تصميمات استراتژيك با در دست داشتنبهترين اطلاعات ممكن نسبت به آينده . برنامه ريزى سازماندهى منظم تلاش هاى لازمبراى انجام اين تصميمات و ارزيابى و نتايج به دست آمده با انتظارات ، از طريقفرايند باز خو مى باشد. ⁽⁴⁹⁾
جيمز استونر ⁽⁵⁰⁾ و ادوارد فريمن ⁽⁵¹⁾ دو تن ديگر ازصاحب نظران مديريت نيز برنامه ريزى را چنين تعريف مى كنند:
برنامه ريزى ، فرايند تعيين اهداف و راه هاى مناسب براى به دست آوردن آن اهدافسيريل هادسن ⁽⁵²⁾ معتقد است كه برنامه ريزى عبارت است از:ارائه راه هايى براى عمليات آينده كه متضمن نتايج معين با هزينه مشخص و در دورهزمانى معلوم باشد. ⁽⁵³⁾
با تحليل اين تعاريف و تعاريف ديگرى كه در مورد برنامه ريزى ارائه شده است ، مىتوان دو مطلب مهم را نتيجه گرفت :
نخست آن كه ، برنامه ريزى دو ركن اصلى دارد كه عبارت است از: تعيين اهداف و پيشبينى راه هاى دستيابى به آن ها.
دوم آن كه ، در برنامه ريزى بايستى دو نكته مهم همواره مورد نظر باشد: يكى داشتندوره زمانى مشخص و ديگر داشتن بودجه و هزينه معين .
بنابراين ، مى توان برنامه ريزى را در يك عبارت مختصر و جامع اين گونه تعريفكرد:
برنامه ريزى عبارت است از تعيين اهداف و پيش بينى راه هاى دستيابى به آن ها دردوره زمانى مشخص و با هزينه معين .
اهميت و ضرورت برنامه ريزى  
برنامه ريزى به عنوان اصلى ازاصول اساسى مديريت ، يكى از وظايف مهم و حياتى مديران بوده و نقش بسيار مهمى درموفقيت و پيشرفت سازمان ها، و كارآيى و اثر بخشى مديران دارد. مديران همواره تلاشمى كنند تا كارآيى و اثر بخشى خود و سازمان شان را افزايش دهند. بى ترديد تلاشآن ها بدون توجه به مساءله برنامه ريزى به نتيجه مطلوب نخواهد رسيد؛ چرا كه اگردر سازمان برنامه ريزى صورت نگيرد و برنامه هاى صحيح و دقيق طراحى نشود، بدينمعناست كه اهداف سازمان و نيز راه ها و ابزار مناسب براى دستيابى به آن ها مشخص نشدهاست ؛ و آن گاه كه اهداف سازمان و راه هاى دستيابى به آن ها روشن و مشخص نشده باشد،اثر بخشى و كارآيى به هيچ وجه تحقق نخواهد يافت .
ضرورت برنامه ريزى قبل از دست زدن به هر كار، و اهميت ويژه آن امرى عقلانى است ؛ وروشن است كه اقدام به هر كار، بدون بررسى جوانب مختلف و برنامه ريزى براى آن ،نشان دهنده نقصان عقل و يا عدم بهره گيرى صحيح و مناسب از اين نعمت بزرگ الهى است .
امام على (ع )، عقلى بودن مساءله برنامه ريزى را مورد تاءكيد قرار داده و مى فرمايد:
لاعقل كالتدبير؛ ⁽⁵⁴⁾ هيچ عقلى مثل تدبير نيست .
هيچ چيز مانند برنامه ريزى نشان دهنده خردمند بودن فرد نيست . امام (ع ) در اين سخن ،برنامه ريزى صحيح و مناسب را محكم ترين و روشن تريندليل بر خردمندى انسان و كامل بودن عقل او دانسته و در يكى از سخنان گهربار خود، بهعقلانى بودن مساءله برنامه ريزى اشاره كرده و مى فرمايد:
من العقل مجانبة التبذير و حسن التدبير ؛ ⁽⁵⁵⁾ دورى از تبذير و برنامه ريزىخوب ، نشانه خردمندى است .
توجه نكردن به اين مساءله مهم و گوش نسپردن به نداىعقل در ضرورت برنامه ريزى قبل از آغاز هر كار، مى تواند پيامدهاى ناگوارى براىسازمان به دنبال داشته باشند؛ و اگر در كارهاى مهم و سرنوشت ساز سازمان نيز اينبى توجهى وجود داشته باشد و برنامه ريزى صورت نگيرد، ناكامى ، شكست ، و فروپاشى سازمان غير قابل اجتناب خواهد بود.
البته بايد توجه داشت كه صرف برنامه ريزى ، مطلوب نبوده و موجب موفقيت نمىشود؛ بلكه برنامه اى مى تواند موجبات موفقيت و پيشرفت سازمان را فراهم كند كهاصولى ، منطقى و مناسب با امكانات و شرايطسازمان طراحى شده باشد.
برنامه ريزى غير اصولى و نامناسب نه تنها كمكى به ارتقا و پيشرفت سازمان نمىكند؛ بلكه مى تواند موجب شكست ، ناكامى ، و حتى فرو پاشى سازمان شود.
امير مؤ منان ، على (ع ) در تبيين اين نكته مهم مى فرمايد:
سوء التدبير، سبب التدمير؛ ⁽⁵⁶⁾ بدى (و نامناسب بودن ) برنامه ريزى ،موجب فرو پاشى است .
همچنين آن حضرت ، سوء تدبير را سبب پيش افتادن نابودى و هلاكت دانسته و مى فرمايد:
من ساء تدبيره تعجلتدميره ؛ ⁽⁵⁷⁾ هر كس كه تدبيرش بد باشد، نابوديش زودتر است .
آثار و فوايد برنامه ريزى  
برنامه ريزى علاوه بر اين كه نقش هدايت كردن و راهنمايى را در سازمانبه عهده دارد، به مديران سازمان ها اين امكان را مى دهد كه از منابع و امكانات سازمان بهصورت مناسب و بهينه استفاده نمايند. برنامه ريزى مى تواند در تصميم گيرى درست ،مديران را يارى داده و با شناسايى به موقع فرصت ها، وعوامل تهديد كننده سازمان ، مديران را در استفاده صحيح از فرصت ها و مقابله به موقع دربرابر تهديدها كمك كند.
امير مؤ منان على (ع ) به موارد متعددى از فوايد برنامه ريزى و آثار مثبت آن اشاره كردهاست كه برخى از آن ها را به اختصار توضيح مى دهيم :
1. جلوگيرى از اشتباه و لغزش  
از فوايد مهم برنامه ريزى در سازمان اين است كه به مديران كمك مى كند تا در موردكارهايى كه بايستى در سازمان انجام پذيرند، بررسى و مطالعه كافىنموده ؛ جوانب مختلف و آثار و پيامدهاى آن ها را پيش بينى كنند، و بدين وسيله سازمان رااز لغزش و اشتباه ، مصون و محفوظ نگه دارند.
لغزش و خطا در سازمان ها زمانى رخ مى دهد كه سازمان ها نسبت به كارى كه مى خواهندانجام دهند، آگاهى و اطلاعات كافى نداشته و عواقب و سرانجام كار را به درستى پيشبينى نكرده باشند. بنابراين ، برنامه ريزى مانع گرفتار شدن سازمان در لغزش واشتباه خواهد شد؛ زيرا برنامه ريزى مستلزم آن است كه سازمانقبل از اقدام به كار، آن را مورد مطالعه قرار داده باشد؛ آثار و عواقب ناشى از انجام دادنآن ها را پيش بينى كرده و آگاهانه كار را آغاز كند. اين مساءله باعث خواهد شد تا سازماناز غلتيدن در لغزش ها و اشتباهات در امان باشد.
اين نكته در مديريت علوى تاءكيد شده ، آن جا كه امام (ع ) مى فرمايد:
التدبير قبلالفعل يؤ من العثار؛ ⁽⁵⁸⁾ تدبير و برنامه ريزىقبل از كار، باعث مصونيت از لغزش و خطا است .
2. افزايش بهره ورى  
سازمان همواره تلاش مى كند كه از منابع و امكانات خود به صورت مناسب و بهينهاستفاده كند. محدوديت منابع و امكانات سازمان ، ضرورت اين تلاش را دو چندان كرده ، وتوجه مديران سازمان را به اين نكته جلب مى كند كه بايد همواره سعى كنند تا از منابعموجود سازمان به نحو شايسته و مطلوب استفاده نمايند. بديهى است كه استفادهبهينه و بهره ورى مناسب از امكانات سازمان ، زمانى ميسر خواهد شد كه مديرانبراى استفاده درست از منابع و امكانات آن ، و تخصيص منابع به بخش هاى مختلفسازمان ، به صورت دقيق و منسجم برنامه ريزى كنند تا بتواند از هدر رفتن منابع وامكانات موجود جلوگيرى نمايند؛ زيرا در سايه برنامه ريزى مؤ ثر و كارآمد است كهمى توان از امكانات و توانايى هاى بالفعل و بالقوه سازمان را به درستى شناخته وبراى بهره ورى مناسب از آن ها تلاش ‍ نمود.
بنابراين ، برنامه ريزى ، بهره ورى سازمان را افزايش داده و به سازمان و مديران آنكمك مى كند كه از منابع و امكانات موجود به صورت مطلوب و مناسب استفاده كنند و دچاركمبود و فقر منابع و امكانات نشوند.
امير مؤ منان (ع ) در يكى از بيانات خود، اين حقيقت را متذكر شده و مى فرمايد:
لافقر مع حسن تدبير؛ ⁽⁵⁹⁾ با برنامه ريزى نيكو، فقر (و كمبود امكانات )وجود نخواهد داشت .
از اين سخن استفاده مى شود كه برنامه ريزى نه تنها از هدر رفتن منابع و امكاناتموجود و سازمان جلوگيرى مى كند؛ بلكه باعث مى شود كه سازمان ، به جذب امكانات ومنابع ديگر بپردازد؛ زيرا هر سازمان علاوه بر منابع موجود وبالفعل خود، منابع بالقوه اى نيز دارد كه تنها با برنامه ريزى دقيق و اصولى مىتواند آن ها را به دست آورد، و ميزان بهره ورى را تا حد زيادى افزايش دهد.
روشن است كه منابع و امكانات ، تاءثير فراوانى بر كارآيى و اثر بخشى سازماندارد، و هر چه منابع و امكانات بيش ترى در اختيار سازمان باشد، ميزان موفقيت و پيشرفتسازمان نيز افزايش خواهد يافت ؛ ليكن آنچه بيش از وجود منابع و امكانات مى تواندسازمان را يارى رساند، استفاده بهينه و بهره ورى مناسب از امكانات موجود است . اين نكتهاى است كه امام على (ع ) در يكى ديگر از سخنان خود آن را متذكر شده و مى فرمايد:
القليل مع التدبير اءبقى من الكثير مع التبذير ؛ ⁽⁶⁰⁾ (امكانات كمى كه باتدبير مورد استفاده قرار گيرد، از (امكانات ) بسيارى كه با اسراف همراه باشدماندگار است .
امير مؤ منان (ع ) در يكى از سخنان خود، برنامه ريزى صحيح و اصولى را زمينه سازافزايش امكانات و سود آورى ؛ و سوء تدبير را موجب از دست رفتن امكانات و سرمايهفراوان دانسته و مى فرمايد:
حسن التدبير ينمى قليل المال و سوء التدبير يفنى كثيره ؛ ⁽⁶¹⁾ برنامهريزى خوب ، مال (و امكانات ) كم را افزايش مى دهد، و برنامه ريزى بداموال (و امكانات ) زياد را از بين مى برد.
بنابراين ، توجه ويژه مديران سازمان بايستى به برنامه ريزى مناسب و صحيحبراى استفاده بهينه و مناسب از امكانات معطوف باشد، نه به داشتن بيش از حد امكانات ومنابع ، و اسراف و زياده روى در استفاده از آن ها.
3. مقابله با تهديدات  
از جمله و آثار مثبت آينده نگرى و برنامه ريزى ، مقابله با تهديدها و عكسالعمل مناسب در مقابل آن ها، و نيز در امان ماندن از عواقب و پيامدهاى ناخوشايند آن است .
در بيان امير مؤ منان على (ع ) اين فايده مهم تذكر داده شده است :
بالنظر فى العواقب تؤ من المعاطب ؛ ⁽⁶²⁾ با نگريستن در پيامدها (ى كارها)،ايمنى از هلاكت ها حاصل مى شود.
برنامه ريزى و آينده نگرى علاوه بر اين كه سازمان را در استفاده مناسب از فرصت هاىپيش آمده ، كمك مى كند، به سازمان اين امكان را مى دهد كه براى مقابله درست و خردمندانهبا خطراتى كه موجوديت و يا اهداف اصلى سازمان را مورد تهديد قرار مى دهد، آمادگىلازم را داشته باشد؛ زيرا از كارهاى مهم و گام هاى اصلى در فرايند برنامه ريزى ،شناسايى درست مشكلات و خطراتى است كه احتمالا سازمان را تهديد كرده و براىسازمان خطرساز مى باشند. از اين رهگذر سازمان مى تواند به صورت صحيح واصولى به مقابله با آن ها پرداخته ، و از پيامدهاى ناگوار و ناخوشايندى كه ممكن استبراى سازمان پيش آيد، جلوگيرى كند.
4. كمك به تصميم گيرى اثر بخش  
از ديگر آثار برنامه ريزى و آينده نگرى ، كمك به تصميم گيرى اثر بخش است . موفقيت و مؤ ثر بودن تصميم گيرى بهعوامل بسيارى بستگى دارد؛ ليكن يكى از مهم ترينعوامل مؤ ثر در موفقيت تصميم گيرى ، برنامه ريزى و آينده نگرىقبل از اقدام به تصميم گيرى است ؛ چرا كه عبارت است از: تعيين اهداف سازمانى وپيش بينى راه هاى دستيابى به آن ها.
بديهى است كه دانستن اهداف سازمان و آشنايى با راه هاى به دست آوردن آن ها، ابهاماتفرايند تصميم گيرى را از بين مى برد. در نتيجه تصميم گيرى آسان تر شده ، و نقاطقوت و ضعف آن شفاف مى شود، و ميزان انحرافات ناآگاهانه تصميم ها از اهداف وسياست هاى كلى سازمان ، تا حد زيادى كاهش مى يابد.
اين مساءله علاوه بر اين كه بيانگر ارزش و اهميت خاص برنامه ريزى است ، نشان دهندهرابطه عميق ميان تصميم گيرى و برنامه ريزى مى باشد.
امير مؤ منان على (ع ) در تبيين رابطه ميان تصميم گيرى و برنامه ريزى مى فرمايد:
اءصل العزم الحزم و ثمرته الظفر ؛ ⁽⁶³⁾ اساس تصميم گيرى ، دور انديشى ؛ ونتيجه آن پيروزى است .
از اين كلام امام (ع ) استفاده مى شود كه تصميم گيرى در صورتى موفقيت آميز و اثربخش است ، و موفقيت و پيشرفت سازمان را در پى خواهد داشت ، كه همگام با برنامهريزى باشد، و قبل از اتخاذ تصميم ، دور انديشى و آينده نگرى هاى لازم نسبت به آنصورت گرفته باشد.
5. آرامش درونى  
برنامه ريزى اصولى و صحيح موجب اطمينان و آرامش قلبى شده و ازبروز بسيارى از ناهنجارهاى رفتارى و آشفتگى ها و اضطراب هاى روحى جلوگيرى مىكند؛ زيرا با برنامه ريزى دقيق است كه مى توان ، تمام ابعاد و زواياى مساءله موردنظر را بررسى كرد، و با آگاهى كامل و پيش بينى عواقب كار، آرامش و اطمينان قلبىپيدا نمود، و در نتيجه ، اضطراب از چگونگى پيشرفت كار و ترس از تهديدهاىاحتمالى از ميان خواهد رفت ، و يا به حداقل ممكن كاهش خواهد يافت .
حضرت على (ع ) يكى از آثار ارزشمند آينده نگرى را همين نكته دانسته و مى فرمايد:
النظر فى العواقب تلقيح للقلوب ؛ ⁽⁶⁴⁾ آينده نگرى (و برنامه ريزى )براى آينده اطمينان و آرامش دل ها را به همراه دارد.
بى ترديد، اصلى ترين و حياتى ترين عناصر سازمان ، نيروهاى انسانى سازمانهستند، و اگر سازمانى براى كارها و رسيدن به اهداف خود داراى برنامه و راه كارهاىمشخصى باشد، نيروهاى انسانى سازمان ، يعنى مديران و كاركنان ، با آرامش و اطمينانبيش ترى به كار مى پردازند و دچار اضطراب و سر در گمى نمى شوند؛ در نتيجهاستمرار فعاليت آن ها با رضايت و اطمينان بيش ترى است ؛ و در اين صورت و موفقيت واثر بخشى سازمان تا حد زيادى افزايش مى يابد.
6. كمك به حل مشكلات سازمان  
وجود مشكلات مختلف در سازمان امرى طبيعى بوده ؛ و هر سازمان به تناسب اهداف خود، بامسائل مختلفى رو به رو است . اگر سازمان قبلا مشكلات خود را پيش بينى كرده باشد، ويا هنگام مواجهه با آن ها داراى طرح و برنامه مشخص باشد، ميزان موفقيت آن درحل مسائل و مشكلات ، افزايش خواهد يافت . متقابلا اگر سازمان در رويارويى با مشكلاتو نيز براى حل و فصل مسائل جارى ، برنامه ريزى اصولى و چاره انديشى منطقىنداشته باشد، در مشكلات غوطه ور شده و ازحل آن ها عاجز و ناتوان خواهد ماند.
امام على (ع ) در تبيين اين نكته مى فرمايد:
الا و من تورط فى الامور من غير نظر فى العواقب فقد تعرض لمفدحات النوائب ؛⁽⁶⁵⁾ همانا كسى كه بدون عاقبت انديشى در كارها وارد شود، قطعا خود را در معرضمصيبت ها و مشكلات سنگين قرار داده است .
بر اين اساس ، يكى از مزاياى برنامه ريزى اين است كه مشكلات آينده سازمان را پيشبينى كرده ، و براى مقابله درست و مناسب با آن ها، راه كارهايى ارائه مى دهد؛ و ازگرفتار شدن سازمان در مشكلات سازمانى پيشگيرى مى كند.
7. مصونيت از پشيمانى  
از ديگر آثار مثبت برنامه ريزى و آينده نگرى ، مصونيت فرد و سازمان از ندامت وپشيمانى است .
امير مؤ منان ، على (ع ) مى فرمايد:
التدبير قبل العمل يؤ من الندم ؛ ⁽⁶⁶⁾ برنامه ريزىقبل از انجام كار، از پشيمانى در امان نگه مى دارد.
اگر قبل از انجام دادن هر كار، جوانب و زواياى گوناگون آن بررسى شود، و براىانجام درست و منطقى آن برنامه ريزى مناسبى صورت پذيرد، مقصد نهايى مشخص گرددو راه هاى دستيابى به اهداف و نيز امكانات و منابع لازم براى رسيدن به هدف پيشبينى شود؛ احتمال موفقيت و دستيابى به اهداف و مقاصد، افزايش يافته ، ميزان خطا واشتباه كاهش مى يابد؛ و در نتيجه فرد يا سازمان دچار پشيمانى نخواهد شد. متقابلا هرگاه فرد يا سازمان بدون تفكر در ابعاد مختلف كارها و فعاليت هاى خود، اقدامات عملىرا شروع ، و خود را مشغول كارهايى نمايد كه در زواياى مختلف آن ها بررسى و مطالعهلازم صورت نگرفته ، و آن فعاليت ها در برنامه اى كلى تعريف نشده باشد، بى گماندچار سر در گمى شده ، در صد خطا و اشتباه آن زياد مى شود و پشيمانى در نتيجه چنينسهل انگارى هايى دور از انتظار نخواهد بود.
عناصر اصلى برنامه ريزى  
چنان كه گفته شد، برنامه ريزى عبارت است از: تعيين اهداف و پيش ‍ بينى راه هاىدستيابى به آن ها در دوره زمانى مشخص و با هزينه معين . همچنين بيان شد كهتعيين هدف و پيش بينى راه ها و امكانات لازم براى رسيدن بهمقصود، دو عناصر اساسى در فرايند برنامه ريزى بوده و نقش مهمى در آندارند.
پيتر دراكر ⁽⁶⁷⁾ معتقد است كه بايد عملكرد يك مدير با دو معيار اثربخشى ⁽⁶⁸⁾ (توانمندى در انتخاب موضوعات ومسائل صحيح و مناسب )؛ و كارآيى ⁽⁶⁹⁾ (توانايى در انجام دادن كارها به صورتشايسته و مناسب ) مورد ارزيابى و قضاوت قرار گيرد. دراكر بر اينباور است كه از ميان اين دو معيار، اثر بخشى خيلى مهم تر است ؛ زيرا اگر هدف هاىنادرستى انتخاب شده باشند، با هيچ ميزان از كارآيى نمى توان آن را جبران كرد. اين دومعيار، همان دو جنبه اساسى برنامه ريزى هستند، يعنى تعيين اهداف درست وسپس انتخاب راه درست براى دستيابى به اين اهداف . ⁽⁷⁰⁾
بنابراين ، مى توان گفت كه ترسيم هدف ، و پيش بينى و انتخاب راه دستيابى به آن ،دو ركن اصلى برنامه ريزى هستند، و نقش حياتى در فرايند برنامه ريزى دارند. بهمنظور آشنايى با زواياى مختلف اين دو مساءله و پى بردن به اهميت آن ها، در اين قسمت ،به صورت مشروح به تبيين آن ها مى پردازيم :
1. تعيين هدف  
اولين نكته مهم و حياتى در فرايند برنامه ريزى ، تعيين هدف يا اهداف است . اهداف ، عنصر اصلى برنامه ريزى بوده و برنامه ها براى دستيابى به آنطراحى و سپس اجرا مى شوند. تمام كارها و وظايف مديران سازمان ، اعم از برنامه ريزى، تصميم گيرى ، سازماندهى و كنترل ، به منظور دستيابى به اين اهداف است . پس ،اهداف ، مبناى برنامه ريزى ، و هسته اصلى تمام وظايف و كارهاى مديران هستند. همچنيناهداف سازمانى به فعاليت ها، تلاش ها و حركت سازمان جهت داده و آن ها را در مسير معين ومشخصى رهنمون مى شوند.
برخى از صاحب نظران و نويسندگان مديريت ، اهداف و نقش آن ها را درسازمان اين گونه تبيين مى كنند. اهداف دقيقا مشخص مى كنند كه سازمان به كجا مىخواهد برود و چه چيزى را بايد به دست آورد. همچنين اهداف به مديران اين امكان را مى دهندتا برنامه هايى را طراحى كنند كه به رسالت سازمان را به واقعيتتبديل كنند. ⁽⁷¹⁾
در واقع بايد گفت كه هدف سازمان ، نوعى وضعيت مطلوب و مورد نظر است كه سازمانقصد دستيابى به آن ها را دارد. در اين زمينه نقش اصلى مديريت ارشد سازمان ، تعييناهداف عالى و استراتژى هاى سازمان ، و ايجاد شرايط و محيطى مناسب براى اجراى ايناستراتژى ها در جهت رسيدن به اهداف مى باشد. به منظور سنجش اثر بخشى سازمان ،بايد هدف هاى مورد نظر سازمان شناسايى ، سپس عملكرد آن سنجيده و ارزيابى شود؛زيرا اثر بخشى سازمان عبارت است از درجه يا ميزانى كه سازمان به هدف هاى موردنظر خود نزديك مى شود. بنابراين ، همه سازمان ها بايد در مرحله اى از زمان تعيين كنندكه تا چه اندازه در جهت رسيدن به اهدافشانعمل كرده و تا چه ميزان به موفقيت دست يافته اند.
از روش هاى شناخته شده در تعيين اهداف سازمانى كه از دهه 1950 ميلادى تاكنون از آناستفاده شده ، مديريت بر مبناى هدف ⁽⁷²⁾ است ، كه پيتردراكر⁽⁷³⁾ آن را طراحى كرده است . اين روش مديريت بر اساس فلسفهمشاركت كاركنان استوار است . مشاركت كاركنان باعث تقويت ارتباط ميانمديران و كاركنان شده و در نتيجه انگيزه شغلى آنان را افزايش خواهد داد. بنابراين ،مديريت بر مبناى هدف ، به تشخيص ‍ بسيار خوب و روشن ، و برقرارى ارتباط بينمديران و كاركنان نياز دارد.
روش مديريت بر مبناى هدف ، عملا نيز بر اين نكته تاءكيد دارد كه هر قدر سازمان ها دررسيدن به اهدافشان نزديك تر باشند، اثر بخش تر هستند.
اگر هدف هاى سازمان مشخص نشود، مسير حركت سازمان روشن نخواهد شد، و زمانى كهمسير حركت سازمان و جهت فعاليت هاى آن مشخص ‍ نباشد، ابهام و سر در گمى سازمان فراگرفته و كاركنان دچار بلاتكليفى خواهند شد. بى ترديد اين مساءله ، كاهش ميزان اثربخشى سازمان را به دنبال دارد.
در مورد ضرورت تعيين هدف ، و مشخص كردن اهداف سازمانى ، مى توان به سيره عملىامير مؤ منان حضرت على (ع ) استناد كرد. آن حضرت در دوران كوتاه حكومت ظاهرى خويش ،هر گاه فردى به عنوان زمامدار و كارگزار خود به منطقه اى اعزام مى كرد، انتظاراتخود را به صورت دقيق به اطلاع آن شخص مى رساند، و اهدافى را كه بايد براىدستيابى به آن ها تلاش كند، مشخص مى كرد. آن حضرت اهداف و وظايف اصلى را بهصورت روشن و دقيق تبيين ، و معمولا آن ها را مكتوب مى كرد و به صورت نامه اى دراختيار كارگزاران مناطق و شهرهاى مختلف و يا فرماندهان لشكر خود قرار مى داد.
در منابع روايى و متون تاريخى ، موارد بسيارى از اين نامه ها ذكر شده است . در كتابشريف نهج البلاغه نيز چند مورد از اين نامه ها وجود دارد كهكامل ترين و جامع ترين آن ها، نامه اى است كه حضرت (ع ) خطاب به مالك اشترنخعى ، زمانى كه تصميم گرفت او را به عنوان استاندار مصر منصوب نمايد،نوشته است . آن حضرت در اين نامه مفصل - كه به عهد نامه مالك اشترمعروف است - اهداف اصلى و انتظارات اساسى خود را از مالك ، روشن و مشخص كرده و بهصورت مشروح و جامع ، وظايف و اختيارات او را ذكر كرده است .
ايشان در بخش اول اين نامه ، اهداف كلى ، و وظايف اصلى را مطرح كرده و مى فرمايد:
هذا ما اءمر به عبدالله على اءمير المؤ منين مالك بن الحارث الاشتر فى عهده اليه حينولاه مصر، جباية خراجها و جهاد عدوها و استصلاح اءهلها و عمارة بلادها ؛ ⁽⁷⁴⁾ اينفرمان بنده خدا، على ، امير مؤ منان ، به مالك بن حارث اشتر است ، هنگامى كه او را والىمصر گردانيد، تا خراج آن ديار را گرفته ، و با دشمنان آن پيكار كند، و كار مردم راسامان داده و شهرهاى آن را آباد سازد.
امام على (ع ) در اين قسمت از نامه ، مبناى اصلى انتصاب و اعزام مالك اشتر را به مصر،گرفتن ماليات ، جنگ با دشمنان ، ساماندهى كار مردم و آباد ساختن شهرهاى آن منطقهاعلام كرده ؛ و در ادامه نامه ، وظايف مالك اشتر، و روش ها و دستورالعمل هاى لازم جهت دستيابى به آن ها را توضيح داده است .
ضرورت و اهميت تعيين هدف  
هدف عبارت است از: نقطه اى كه تمام فعاليت هاى سازمان ، معطوفبه آن بوده و همه تلاش ها و كوشش ها به منظور دستيابى به آن انجام مىگيرد. بر اين اساس ، هدف تعيين كننده مسير حركت و جهت اصلى سازمان بوده ، ونتيجه نهايى و مقصود غايى است كه سازمان مى خواهد به آن دست بيابد.
امكانات و منابع هيچ فرد و سازمانى نامحدود نيست ؛ از اين رو لازم است كه هر فرد وسازمان ، با در نظر گرفتن منابع ، امكانات و توانايى هاى خود و با توجه بهشرايط مختلف سياسى ، اجتماعى ، اقتصادى و فرهنگى ، هدف يا اهداف مشخص و روشنىرا براى خود تعريف ، و تمام فعاليت ها و تلاش هاى خود را در جهت دستيابى به آناهداف هدايت كند.
امام على (ع ) اين نكته اساسى را تذكر داده و مى فرمايد:
ان راءيك لا يتسع لكل شى ء ففرغه للمهم ؛ همانا انديشه تو گنجايش همه چيز راندارد؛ پس آن را براى چيزهاى مهم فارغ نگه دار.
دلايل بسيارى براى اثبات ضرورت تعريف و تعيين هدف و اهميت ويژه آن در برنامهريزى وجود دارد كه تنها به چند مورد از آن ها اشاره مى شود:
الف ) تعيين مسير حركت سازمان
از جمله دلايل ضرورت تعيين هدف در سازمان اين است كه هدف ها، تعيين كنندهجهت حركت سازمان و روشن كننده مسير تلاش هاى افراد و كاركنان سازمان مى باشند؛ وسازمان ها و افراد بدون داشتن هدف ، مبهوت و سر در گم مى مانند و در برابرتغييرات محيطى ، دست به تلاش و فعاليت مى زنند، بدون اين كه بدانند واقعا در پىكسب چه چيزى هستند. با تعيين هدف ها، افراد و سازمان ها مى توانندعوامل انگيزشى را تعيين ، و منبع الهام بخش را مشخص نمايند. اين كار به آن ها كمك مىكند تا بر موانع و محدوديت هايى كه بر سر راه آن هاست پيروز شوند. ⁽⁷⁵⁾
امام على (ع ) در تبيين اهميت و ضرورت تعيين هدف ، يكى ازدلايل ضرورت آن را ايجاد انگيزه در افراد دانسته و مى فرمايد:
بقدر الهمم تكون الهموم ؛ ⁽⁷⁶⁾ تلاش ها و كوشش ها به اندازه اهداف و همت هااست .
بر اين اساس ، اگر اهداف روشن و مشخصى وجود داشته باشد، افراد و سازمان ها انگيزهبيش ترى براى تلاش و كوشش براى رسيدن به آن هدف خواهند يافت .
ب ) تمركز تلاش ها
هر شخص يا سازمان ، منابع و امكانات محدودى دارد كه مى تواند براى رسيدن به يكهدف و يا دسته اى از اهداف به كار بندد. با انتخاب يك هدف ، يا مجموعه اى از هدف هاىوابسته و مرتبط، مى توان راه به كار گيرى اين منابع كمياب را مشخص كرده و اولويتها را تعيين نمود. ⁽⁷⁷⁾
وقتى كه هدف هاى معين و روشنى براى سازمان تعريف شود، مسير حركت سازمان روشنشده و تمام تلاش ها معطوف به آن اهداف مى شود، و فعاليت هاى سازمان در جهتدستيابى به اهداف مورد نظر متمركز خواهد شد. تمركز تلاش ها و فعاليتها به منظور دستيابى به اهداف خاص ، سازمان را از سر در گمى و پراكندهكارى نجات مى دهد، و راه روشنى را براى حركت آن مشخص خواهد كرد.
سازمان ها با محدوديت هاى مختلفى مواجه هستند؛مثل محدوديت منابع و امكانات ، محدوديت نيروى انسانى ، محدوديت زمانى و محدوديت هاىديگر، كه هر كدام به نوعى سازمان را با مشكل مواجه كرده و ضرورت روشن شدن اهدافو مسير حركت سازمان را نمايان مى سازند. امير مؤ منان على (ع ) در موارد متعددى ضرورتتمركز بر كارهاى مشخص و پرهيز از پراكنده كارى را تذكر داده است . آن حضرت دريكى از بيانات خويش بر اين مورد مى فرمايد:
دع ما لا يعنيك و اشتغل بمهمك الذى ينجيك ⁽⁷⁸⁾ آنچه را براى تو مهم نيستواگذار؛ و به كار مهمى مشغول باش كه موجب نجات تو خواهد شد.
بنابراين ، لازم است كه سازمان ، اهداف روشن و مشخصى را براى خود تعيين و تعريفكند، و تمام فعاليت هاى كاركنان خود را در جهت دستيابى به آن هدف ها سوق دهد.
ج ) تعيين چارچوب براى تصميم گيرى
تعريف و تعيين اهدافى روشن و مشخص براى سازمان باعث خواهد شد كه مديران سازمان ،مبناى مشخصى براى تصميم گيرى هاى خود داشته باشند. اگر مديران سازمان ،چارچوبى روشن براى تصميم گيرى ترسيم كنند، از گام نهادن درتاريكى و سر در گمى نجات يافته ، تصميمات مناسب و مطلوبى اتخاذ خواهند كرد، واز اين رهگذر سازمان را به سوى موفقيت و پيشرفت ، رهنمون خواهند شد.
د) تعيين ميزان پيشرفت
يك هدف روشن و قابل سنجش كه مهلت مشخصى هم داشته باشد، به صورت يكاستاندارد عملكرد در آمده ، و به افراد و مديران اين امكان را مى دهد كه ميزان پيشرفت خودرا ارزيابى نمايند. از اين رو، اهداف ، بخش ‍ اصلى فرايندكنترل هستند؛ يعنى همان فرايندى كه اطمينان مى دهد كه فعاليت ها و برنامه ها در جهتدستيابى به اهداف قرار دارند.⁽⁷⁹⁾
هدف هاى سازمانى به صورت معيار و استانداردىعمل مى كنند كه مى توان به وسيله آن ها، ميزان پيشرفت و موفقيت سازمان وكاركنان آن را ارزيابى و اندازه گيرى كرد.
شرايط و ويژگى هاى هدف  
يكى از صاحب نظران و نظريه پردازان مديريت در توضيح اهداف و تبيين ويژگىهاى آن مى گويد: سازمان بايد اهداف نهايى داشته باشند، نه اهدافزودگذر. اهداف بايد مشخص بوده و خوب تعريف شوند تا كاركنان تصوير روشنى ازآن ها به دست آورند. از جنبه انتزاعى بودن اهداف بايد فاصله گرفت . ⁽⁸⁰⁾
از آن جا كه هدف ، در سازمان ها نقشى محورى بر عهده داشته و هدايت و راهبرى كليهتلاش هاى فرد و سازمان را بر عهده دارد، بايستى داراى خصوصيات و ويژگى هايىباشد كه بتواند اين نقش مهم را به بهترينشكل در سازمان ايفا كند. برخى از اين ويژگى ها و خصوصيات كه در سخنان ارزشمندامام على (ع ) مورد توجه قرار گرفته عبارتند از:
الف ) بزرگ و چالشى بودن
اولين ويژگى مهمى كه مى توان براى هدف ، ذكر كرد، عالى و چالشىبودن آن است ؛ چرا كه اهداف بزرگ ، انگيزه افراد را براى تلاش و كوششبيش تر افزايش داده ، در نتيجه باعث خواهد شد كه سطح عملكرد افزايش پيدا كند.
داشتن اهداف عالى از مطالبى است كه در روايات و سخنان معصومان (ع ) مورد تاءكيد وسفارش قرار گرفته ، و شايد دليل اصلى اين همه تاءكيد آن باشد كه داشتن اهدافبزرگ ، باعث افزايش انگيزه افراد براى تلاش و كوشش ‍ بيش تر در جهت دستيابىبه آن اهداف مى شود. امير مؤ منان على (ع ) در تبيين اين نكته مى فرمايد:
هموم الرجل على قدر همته ؛ ⁽⁸¹⁾ تلاش و كوشش آدمى به اندازه هدف اوست.
بنابراين ، هر قدر كه اهداف پيش بينى شده ، بزرگ و عالى باشند، افراد انگيزه بيشترى پيدا كرده ، و تلاشى دو چندان براى رسيدن به آن هدف ها از خود نشان خواهند داد؛چرا كه دستيابى به اهداف بزرگ و عالى مشكل تر بوده و به تلاش و كوشش بيشترى نياز دارد. در نتيجه هر مقدار كه هدف هامشكل تر باشند، عملكردها در سطحى عالى تر خواهند بود، و اگر يكى از كاركنان ، كارسخت و مشكلى را پذيرفت ، تقريبا آنچه از دستش بر مى آيد انجام خواهد داد تا به هدفمزبور برسد. ⁽⁸²⁾
به عبارت ديگر؛ هر قدر كه هدف ها بزرگ تر و چالشى بوده و دستيابى به آن هامستلزم تلاش و كوشش بيش ترى باشد، كاركنان سازمان تمام توانايى خود را براىرسيدن به آن به كار خواهند گرفت ، و اين مساءله باعث خواهد شد كه عملكرد افراد درسطح عالى و مورد قبول باشد.
امام على (ع ) مى فرمايد:
من كبرت همته كبر اهتمامه ؛ ⁽⁸³⁾ هر كس كه هدفش بزرگ باشد، تلاش و كوششاو بسيار خواهد بود.
بنابراين ، مى توان گفت كه يكى از راه هاى انگيزه در ميان كاركنان سازمان و در نتيجه ،ارتقاى سطح عملكرد آن ها، اين است كه سازمان اهدافى بزرگ و عالى انتخاب كند، بهطورى كه دستيابى به آن ها مشكل بوده و مستلزم تلاش بيش ترى باشد.
داشتن هدف هاى عالى و بزرگ در سازمان علاوه بر اين كه موجب افزايش ‍ انگيزشكاركنان سازمان مى شود، علامت رشد و بالندگى فرد و سازمان بوده و مبين آن است كهفرد يا سازمان تصميم گرفته است تا مسيرتكامل و توسعه را بپيمايد؛ لذا مى تواند افتخار بزرگى محسوب شود؛ چنان كهحضرت على (ع ) فرمود:
ينبغى اءن يكون التفاخر بعلى الهمم ؛ ⁽⁸⁴⁾ سزاوار است كه تفاخر، در عالىبودن اهداف باشد.
همچنين آن حضرت در يكى ديگر از بيانات خود، اين نكته را مورد توجه قرار داده و مىفرمايد:
انما سراة الناس اولو الاخلام الرغيبة و الهمم الشريفة ؛ ⁽⁸⁵⁾ همانا بزرگانمردم ، صاحبان عقل هاى ژرف نگر و گسترده ، و دارندگان اهداف و همت هاى شريفهستند.
بيان اين نكته ضرورى است كه توصيه و سفارش امير مؤ منان على (ع ) در مورد داشتناهداف عالى و بزرگ ، مخصوص و محدود به داشتن هدف هاى بزرگ دنيوى و مادى نيست ؛بلكه يكى از مصاديق اصلى و قطعى آن ها، اهداف بزرگ و عالى معنوى و اخروى است ؛چنان كه در برخى از سخنان ايشان ، به اين مهم تصريح شده است . آن حضرت مىفرمايد:
اجعل همك لآخرتك ؛ ⁽⁸⁶⁾ هدف خود را آخرتت قرار بده .
ب ) واضح و مشخص بودن
هدف يا اهدافى كه براى سازمان مشخص و تعيين مى شود، بايد تصريح وروشن باشد. وضوح و صراحت هدف ، به تعريف دقيق هدف از انجام كار بستگىدارد. به طور معمول ، صراحت به معناى بيان هدف در قالب عبارات روشن ، و در صورتامكان در قالب عبارات كمى مى باشد.
برخى از صاحب نظران مديريت ، مشخص و صريح نبودن هدف را يكى از مشكلات اساسىآن ها دانسته و معتقدند: يكى از رايج ترين ضعف هاى اهداف سازمانى ، اين است كهبا عبارات خيلى كلى بيان مى شوند. ⁽⁸⁷⁾ بنابراين ، يكى از صفات وويژگى هاى مهم هدف خوب و مؤ ثر، آن است كه كاملا روشن و صريح باشد؛ زيرا هدف ،تعيين كننده جهت حركت سازمان و مسير فعاليت هاى آن است ؛ و براى اين كه بتواند اينرسالت را به خوبى انجام دهد بايد به صورت واضح و روشن تبيين شود.
دقت در سيره مديريتى امام على (ع ) اين نكته را روشن مى كند كه آن حضرت همواره به اينمطلب توجه داشته است . چنان كه پيش از اين بيان شد، ايشان هر گاه كسى را به عنوانكارگزار منطقه اى انتخاب مى كرد، قبل از اعزام وى به منطقه مورد نظر، اهداف وانتظارات خود را به روشنى و با صراحت نوشته و در اختيار او مى گذاشت .
ج ) واقع بينانه بودن
يكى ديگر از ويژگى ها و خصوصيات مطلوب در اهداف ، واقع بينانه وقابل حصول بودن آن هاست . اهدافى كه براى سازمان انتخاب مى شوند، بايدبه گونه اى باشند كه با امكانات و توانايى هاى سازمان تناسب داشته ، و امكاندستيابى به آن ها براى سازمان وجود داشته باشد.
درست است كه در تعيين اهداف بايستى هدف هاى بزرگ و عالى انتخاب شوند؛ ليكن نبايداين اهداف خيالى و غيرواقعى باشند، به طورى كه دستيابى به آن ها غير ممكن بنمايد.اهداف انتخابى بايد در عين اين كه والا و بزرگ هستند،قابل دسترسى و امكان پذير بوده ، و با تلاش و كوشش - هر چند زياد - بتوان آن ها رابه دست آورد.
تعيين و انتخاب اهداف غير قابل حصول ، و اهدافى كه دستيابى به آن ها با امكانات وتوانايى هاى سازمان تناسب ندارد، علاوه بر اين كه سازمان را در رسيدن به هدف هاناكام مى كنند، موجب گرفتار شدن سازمان در مشكلات و دشوارى ها شده و خطراتى را نيزبراى آن به وجود خواهند آورد.
امير مؤ منان على (ع ) در مورد آثار سوء تعيين اهداف غيرقابل دسترس ‍ مى فرمايد:
عشرة يفتنون اءنفسهم - الى اءن قال : - و الذى يطلب ما لا يدرك ؛ ⁽⁸⁸⁾ ده گروهخود را به رنج و بلا گرفتار مى سازند؛ تا اين كه فرمود:... و كسى در پى چيزىاست كه دست نيافتنى باشد.
برخى از صاحب نظران مديريت ، معتقدند: گر چه اهداف بايد دشوار و چالشىباشند؛ ليكن بايد واقع بينانه و مناسب با منابع موجود نيز باشند. اگر اهداف خيلىدشوار بوده يا بدون توجه به محدوديت هاى محيطى ، يا استعدادها و توانمندى هاىمديريتى تعيين شوند، مديران و كاركنان دلسرد و نااميد شده ، و به سمت و سوى عملكردضعيف يا نامناسب هدايت مى شوند. ⁽⁸⁹⁾
بنابراين ، ضرورى است اهدافى كه سازمان براى خود انتخاب مى كند، واقع بينانهباشند؛ و در حقيقت با توجه به توانايى ها و امكانات تعيين گردند؛ زيرا اهدافى كه درتعيين آن ها، امكانات و توانايى هاى سازمان و مديران آن ، مورد توجه جدى قرار نگرفتهباشد، نه تنها كمكى به رشد و پيشرفت سازمان نمى كنند، بلكه مى توانند مانعىبزرگ در راه حركت سازمان بوده و تاءثيرات منفى بر عملكرد سازمان داشته باشند.
2. پيش بينى  
دومين عنصر اصلى برنامه ريزى و يكى از مهم ترين محورهاى آن ، پيش ‍بينى است .
برنامه ريزى بدون پيش بينى ، نتيجه موفق و مؤ ثرى در پى نخواهد داشت . از آن جاكه برنامه ريزى ، معطوف به آينده بوده و در حقيقت روشى منظم ومعقول براى تعيين جهت حركت سازمان به سوى آينده به حساب مى آيد؛ قهرا پيش بينى ،يكى از بخش هاى اصلى و حياتى برنامه ريزى به ويژه برنامه ريزى جامع واستراتژيك سازمان مى باشد؛ چرا كه برنامه ريزى استراتژيك غالبا براى آينده دورو بلند مدت سازمان طراحى مى شود، لذا پيش بينى در آن و بروز بيش ترى پيدا مىكند.
پيش بينى ، مطالعه و حدس زدن اوضاع و شرايط آينده و محاسبه آن هاست ، و معمولا براطلاعات و آمار كنونى ، و بينش شخصى مديران در خصوص حوادث و رخدادهاى آينده مبتنىمى باشد.
امام على (ع ) در موارد متعددى بر اهميت و ضرورت پيش بينى و دور انديشى تاءكيد نمودهو از دست زدن به كارهاى مختلف بدون دور انديشى ، ژرف نگرى و پيش بينى نهى كردهاست . آن حضرت ، عاقبت انديشى را عامل اصلى و حيات نجات از گرفتارى ها و مشكلاتطاقت فرساى آينده معرفى مى كند، و در يكى از بيانات نورانى خويش مى فرمايد:
الفكر فى العواقب يؤ من مكروه النوائب ؛ ⁽⁹⁰⁾ فكر در مورد پيامدها (ى هر كار)از حادثه ها و مصيبت هاى ناخوشايند ايمن مى سازد.
ضرورت پيش بينى و توجه به پيامد كارها، حكمى عقلى است ، و هر كس با مراجعه بهخرد خويش به ضرورت آن پى خواهد برد. امير مؤ منان على (ع ) در يكى از سخنانارزشمند خود، توجه به عواقب و پيامد كارها و پيش ‍ بينى آن هاقبل از دست زدن به اقدامات عملى را نشانه خردمندى دانسته و مى فرمايد:
حد العقل النظر فى العواقب و الرضا بما يجرى به القضاء ؛ ⁽⁹¹⁾ حدعقل و خردمندى ، آينده نگرى و رضايت به چيزى است كه طبق قضاى الهى اتفاق مىافتد.
سازمان ها رو به تكامل بوده و مديران و مسئولان سازمان ها همواره تلاش ‍ مى كنند تاكارآيى و اثر بخشى سازمان را افزايش داده و به رشد و توسعه لازم دست يابند.براى رسيدن به اين مقصود، فعاليت هاى متعددى در سازمان انجام مى شود؛ ليكن توجهبه اين نكته ضرورى است كه قبل از انجام دادن هر گونه فعاليت ، به ويژه فعاليتهاى ابتكارى و نو، پيامدها و عواقب ناشى از آن فعاليت ، به خوبى پيش بينى شود تااگر اثر بخشى ، كارآيى و توسعه سازمان را در پى داشت ، به اجرا و انجام آن اقدامشود؛ و اگر براى سازمان فايده اى نداشت و يا داراى پيامدى نامطلوب و غير مناسببراى سازمان بود، از انجام دادن آن خوددارى گردد؛ و يا به گونه اى برنامه ريزىشود كه پيامدهاى نامطلوب آن به حداقل رسيده و يا از بين برود. امام على (ع ) مىفرمايد:
اذا هممت باءمر فاجتنب ذميم العواقب فيه ؛ ⁽⁹²⁾ آن گاه كه تصميم به كارىگرفتى ، از پيامدهاى ناگوار آن بپرهيز.
فوايد پيش بينى  
سازمان همواره با مسائل و مشكلاتى رو به روست كه مديران و مسئولان سازمان بايد خودرا براى موجهه و حل و فصل آن ها آماده كنند. بديهى است كه بهترين و مطمئن ترين راهبراى حل مناسب و معقول مشكلات و مسائلى كه در آينده براى سازمان به وجود خواهند آمد،در ابتدا پيش ‍ بينى صحيح آن ها، و سپس انتخاب راه كار و روش مناسب ومعقول براى مقابله با آن هاست . اگر مديران و مسئولان سازمانقبل از رو به رو شدن با هر گونه مشكل ، آن را پيش بينى كرده باشند، تلاش خواهندكرد كه از به وجود آمدن آن مشكل پيشگيرى نمايند؛ و چنانچه پيشگيرى از وقوعمشكل نيز غير ممكن بنمايد، سعى مى كنند كه راه كارها و راهحل هاى مناسبى براى مقابله اصولى و صحيح با مشكلات وحل و فصل آن ها در نظر بگيرند.
در صورتى كه مديران سازمان ، مشكلات و مسائل آينده را پيش بينى كرده و براى مقابلهصحيح با آن ها روش هاى مناسبى در نظر گرفته باشند، هنگام بروز مشكلات خود رانباخته و سر در گم نخواهند شد؛ بلكه با اتخاذ راهحل هاى منطقى به حل آن ها خواهند پرداخت . امام على (ع ) اين نكته را تذكر داده و مىفرمايد:
لا يدهش عند البلاء الحازم ؛ ⁽⁹³⁾ دور انديش و آينده نگر، هنگام بلا و مصيبتسرگردان و مبهوت نمى ماند.
بى ترديد سازمان ها همواره با فرصت ها و تهديداتى مواجه هستند. هر سازمانى كهبتواند فرصت ها و تهديدات آينده را به خوبى پيش بينى كرده و نقاط قوت و ضعفخود و كاركنان را به صورت صحيح ارزيابى كند، از كاستى ها و نقص ها رهايى يافتهو از مشكلات و تهديدات احتمالى به سلامت عبور خواهد كرد. على (ع ) در يكى از بياناتخود، ضمن توصيه به دور انديشى و توجه به پيامد كارها، اين مهم را سبب نجات ازمشكلات و ناگوارى ها مى داند:
راقب العواقب تنج من المعاطب ؛ ⁽⁹⁴⁾ مراقب پيامدها باش ، تا از گرفتارى هانجات يابى .
عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى  
مديران سازمان ها به منظور دستيابى به پيش بينى هايى كه از دقت و صحت بيش ترىبرخوردار باشند، بايستى عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى راشناسايى كرده و از آن ها استفاده كنند؛ چرا كه پيش بينى همواره با در صدى از خطا واشتباه همراه است . به منظور كاهش ميزان خطا و اشتباه ، لازم استعلل و عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى مورد توجه جدى آنان قرار بگيرد.
عوامل متعددى در روند پيش بينى مؤ ثر بوده و آن را تحت تاءثير قرار مى دهند. در اين جاتنها دو مورد از مؤ ثرترين عوامل تاءثير گذار بر پيش بينى مطرح و تبيين مى شود:
الف ) تجربه
از عوامل مهمى كه مى تواند پيش بينى را تحت تاءثير قرار داده و بر صحت و دقت آنبيفزايد، تجربه است ؛ زيرا گذشته ، چراغ راهآينده مى باشد و اصولا آينده از همان روندى تبعيت مى كند كه گذشته بر اساسآن شكل گرفته است . بنابراين ، وضعيت گذشته ، و تجربياتى كه ازمسائل و موضوعات مربوط به گذشته به دست آمده است ، مى تواند به عنوان ملاك ومعيارى براى ارزيابى آينده قرار بگيرد؛ و آينده ومسائل مربوط به آن ، بر اساس اطلاعات و آمار موجود از وضعيت گذشته ، پيش بينىشود.
حفظ تجربه هاى قبلى و استفاده مناسب و بجا از اطلاعات و آمار مربوط به گذشته ،ميزان صحت و دقت پيش بينى هاى مربوط بهمسائل و موضوعات آينده سازمان را افزايش داده و اين امراحتمال خطا و اشتباه در پيش ‍ بينى ها
را كاهش مى دهد؛ در نتيجه مديران و مسئولان سازمان مى توانند تا حدودقابل توجهى به پيش بينى ها اعتماد كنند.
امام على (ع ) تجربه را موجب افزايش دور انديشى و ژرف نگرى ، معرفى كرده و مىفرمايد:
من يجرب يزدد حزما؛ ⁽⁹⁵⁾ هر كس كه تجربه كند، دور انديش تر مىشود.
از آن جا كه موفقيت سازمان در زمينه دستيابى به اهداف خود، در گرو اين است كه پيشبينى هاى نسبتا دقيق و صحيحى از مسائل آينده و تغيير و تحولات آن داشته باشد، و باتوجه به اين كه يكى از راه هاى دستيابى به پيش بينى هاى صحيح و دقيق تر، استفادهاز تجربيات و اطلاعات مربوط به گذشته مى باشد، ضرورى است كه مديران وبرنامه ريزان با استفاده از تجربيات و توجه كافى به اطلاعات و آمار مربوط بهگذشته ، براى موفقيت سازمان خود تلاش كنند.
امير مؤ منان حضرت على (ع ) اين نكته مهم را متذكر شده و مى فرمايد:
الظفر بالحزم و الحزم بالتجارب ؛ ⁽⁹⁶⁾ پيروزى و موفقيت به دور انديشى ،و دور انديشى به داشتن تجربه هاست .
بديهى است هر قدر تجربه بيش تر و اطلاعات ما از گذشته دقيق تر وكامل تر
باشد، پيش بينى ها دقيق تر و صحيح تر خواهد بود. البته اين نكته به معناى نفىاحتمال خطا در پيش بينى ها نيست ؛ زيرا با وجود اطلاعات دقيق وكامل باز هم احتمال خطا را نمى توان صد در صد منتفى دانست .
بيان اين نكته ضرورى است كه لزوم استفاده از تجربه ، به استفاده از تجربيات خودفرد يا سازمان منحصر نمى گردد؛ بلكه بايد از تجربيات افراد و سازمان هاى ديگر،به ويژه سازمان هاى مشابه نيز استفاده كرد؛ و در پيش ‍ بينى هاى مربوط به سازمان ،آن ها را نيز به عنوان يكى از ملاك ها و معيارهاى پيش بينى مورد توجه قرار داد.
ب ) نظر كارشناسان
دومين عامل از عوامل اصلى كه تاءثير فراوانى بر پيش بينى ها دارد، و مى تواند ميزانصحت و دقت آن ها را افزايش دهد، نظر كارشناسان و متخصصان فن مىباشد. مديران و كسانى كه وظيفه برنامه ريزى را در سازمان ها بر عهده مى گيرند،بايستى نظرات افراد كارشناس و خبره ، و پيش ‍ بينى آن ها در مورد آينده و اتفاقات ورويدادهاى آن را جمع آورى كرده ؛ سپس نقطه نظرهاى آنان را به دقت ارزيابى كنند، وبه عنوان اساس و مبناى پيش بينى در مورد مسائل آينده سازمان مورد توجه قرار دهند.
دو عامل مهم در استفاده از نظر كارشناسان و خبرگان ، بايد مورد توجه حدى قراربگيرند، نخست آن كه افرادى برگزيده شوند كه در خصوص ‍ موضوع مورد نظر، واقعاكارشناس و صاحب نظر باشند، و ديگر آن كه از تجربه وتحليل و قضاوت كردن در مورد نظرات و پيشنهادهايى كه درمراحل اول ارائه مى شوند، به شدت اجتناب شود، تا افراد جراءت ابراز نظر پيدا كردهو از همرنگ شدن با جماعت ، و پنهان ساختن نظرات كارشناسى خود بپرهيزند.
امير مؤ منان على (ع ) به استفاده از نظرات كارشناسان و صاحب نظران و مشورت كردن باخردمندان سفارش كرده و مى فرمايد:
لا يستغنى الحازم اءبدا عن راءى سديد راجح ؛ ⁽⁹⁷⁾ انسان دور انديش هيچ گاه ازنظر درست و برتر بى نياز نيست .
بنابراين ، مديران و همه كسانى كه وظيفه برنامه ريزى را در سازمان ها بر عهدهدارند، براى اين كه بتوانند آينده و مسائل و مشكلات مربوط به آن را به خوبى پيشبينى نموده ، و بر اساس آن براى سازمان برنامه ريزى نمايند، لازم است كه از نظراتديگران به ويژه افراد صاحب نظر و متخصص ‍ استفاده كنند و از خودراءيى و بسنده كردنبه راءى و نظر خود اجتناب نمايند؛ چنان كه امام على (ع ) فرمود:
الحازم لا يستبد براءيه ؛ ⁽⁹⁸⁾ شخص دور انديش ، در راءى و نظر خود استبدادبه خرج نمى دهد.
فصل سوم : تصميم گيرى 
تعريف تصميم گيرى  
هر يك از صاحب نظران و انديشمندان مديريت براى شناساندن تصميمگيرى ، تعريفى ارائه كرده اند كه اگر چه در ظاهر با هم متفاوت است ، ولىبا دقت در هر يك از اين تعريف ها و مقايسه آن ها با يكديگر، اين نتيجه به دست مى آيدكه تصميم گيرى فرايندى است كه طى آن ، راه حلى مناسب ومعقول از ميان راه حل ها و بديل هاى متفاوت ، انتخاب و گزينش ‍ مى شود. به منظور آشنايىبا تعريف هاى صاحب نظران و نويسندگان از تصميم گيرى برخى از اين تعريف ها رابيان مى كنيم :
1. برخى از صاحب نظران مديريت ، تصميم گيرى را از اين گونه تعريف مى كنند:تصميم گيرى به معناى برگزيدن يك راه از ميان راهحل هاست . ⁽⁹⁹⁾
2. عده اى چنين اعتقاد دارند كه : تصميم گيرى فرايند شناسايى و گزينش ‍ يكروند كار براى حل يك مساءله مشخص است . ⁽¹⁰⁰⁾
3. برخى نيز در تعريف تصميم گيرى مى گويند: تصميم گيرى فرايندى راتشريح مى كند كه از طريق آن ، راه حل مساءله معينى انتخاب مى گردد. ⁽¹⁰¹⁾
بنابراين مى توان گفت كه تصميم گيرى ، انتخاب گزينه مناسب از ميان گزينه هاىمختلف است .
اهميت تصميم گيرى  
تصميم گيرى از اهميت زياد و جايگاه ويژه اى در مديريت برخوردار است ، تا جايى كهبرخى از پژوهشگران و صاحب نظران برجسته ، مديريت و تصميمگيرى را هم معنا و مترادف دانسته و معتقدند كه مديريت چيزى جز تصميم گيرىنيست . از نظر اين دسته از محققين ، كانون اصلى مديريت را تصميم گيرىتشكيل مى دهد، و انجام دادن وظايفى چون برنامه ريزى ، سازماندهى و ياكنترل ، در حقيقت فرايندى جز تصميم گيرى درباره نحوه انجام دادن اين فعاليت ها نيست .
تصميم گيرى ، اصل و اساس وظايف مدير راتشكيل مى دهد؛ چرا كه اگر تعيين هدف ، سياستگذارى ، تعيين استراتژى ، تعيين قوانين ومقررات ، راه و روش كار، انتخاب و استخدام نيروى انسانى ، تعيين وظايف و مسئوليت اىكاركنان و همچنين سرپرستى و كنترل و ارزيابى عملكرد آن ها را از جمله وظايف مدير بهشمار آوريم ؛ لازمه همه اين اقدامات تصميم گيرى است . بنابراين ، مى توان گفت :
تصميم گيرى ، پايه و اساس تمام وظايفى است كه مدير در سازمان انجام مىدهد.
برخى از صاحب نظران ، كيفيت مديريت را تابع كيفيت تصميم گيرى دانسته و معتقدند كهتصميم گيرى به تنهايى مهم ترين وظيفه مدير است ؛ زيرا كيفيت تصميم گيرى طرح وبرنامه ها، اثر بخشى و كارآمدى استراتژى ها و كيفيت نتايجى كه ازاعمال آن ها به دست مى آيد، همه تابع كيفيت تصميماتى است كه مدير اتخاذ مى كند.
اگر چه با هدفگذارى ، و تعيين سياست و ترسيم خط مشى هاى كلى ، مسيرى كه سازمانبايد بپيمايد، معين مى شود؛ ولى براى هدايت سازمان درطول اين مسير و براى رسيدن به مقصد، لازم است مدير تصميمات مهم و حياتى بسيارىاتخاذ نمايد تا ضمن بهره بردارى مناسب از امكانات و فرصت هاى به دست آمده ، ازبرخورد با موانع و تهديدها نيز مصونيت يابد.
تصميم گيرى ، در هماهنگ كردن فعاليت هاى سازمان در جهت اهداف آن نيز نقش مهمى دارد.بنابراين ، مديران معمولا تصميم گيرى را وظيفه اصلى خود به شمار مى آورند؛ زيرابراى آن ها بديهى است كه براى پيشبرد اهداف سازمان بايستى در پى اين باشند كهچه راهى را برگزينند، چه كارى را انجام دهند، چه كسى را ماءمور ومسئول چه كارى كنند، و كارها چگونه ، در كجا و در چه زمانى انجام شوند.
تصميم گيرى ، مفهومى فراگير بوده و منحصر به سازمان و مديريت نيست ؛ بلكهحضور يا دخالت مستقيم و غير مستقيم آن در بسيارى از زمينه ها، توجه محققان و دانشمندان رابه خود جلب كرده است . هر كس در طول زندگى خود، تصميمات مختلف و گوناگونى مىگيرد؛ مثلا اين كه به كدام مدرسه برود، چه تحصيلاتى داشته باشد، چه حرفه وشغلى را انتخاب كند، چگونه تشكيل خانواده بدهد و موارد فراوان ديگر، از جملهتصميماتى است كه هر كس بايد اتخاذ نمايد؛ ولى تصميم گيرى در سازمان و مديريت ،از اهميت و جايگاه ويژه اى برخوردار مى باشد، و هميشه به عنوان بخشى جدايى ناپذيراز مديريت ، در ادبيات مديريت مطرح بوده است .
از جمله مسائلى كه اهميت بحث تصميم گيرى در مديريت را نشان مى دهد، اين است كهتصميمات مديران مى تواند رفتار كاركنان سازمان را در جهت مطلوب تغيير داده و آن راعقلانى تر نمايد. به عبارت ديگر؛ تصميم مدير مى تواند عملكرد و رفتار سازمانىكاركنان را به سمتى هدايت كند كه با اهداف سازمان مطابقت و هماهنگى بيش ترى داشتهباشد؛ چرا كه تصميمات مدير، بيانگر اهداف سازمان و منعكس كننده آن هاست . بنابراين ،تصميم گيرى مدير، به كاركنان كمك مى كند تا اين اهداف را بهتر دريابند. همچنينتصميمات مدير، رفتار عالى و نوع عملكردى را كه از افراد درمشاغل مختلف سازمانى انتظار مى رود، معين مى كند. ⁽¹⁰²⁾
مباحث مهم در تصميم گيرى و عناصر كليدى آن  
1. جمع آورى اطلاعات  
يكى از مباحث مهم در تصميم گيرى ، اطلاعات و ضرورت جمع آورى آن ها مىباشد.
زمانى مى توان تصميمى را مؤ ثر و مفيد دانست كه تصميم گيرنده ، هنگام اخذ تصميم ،اطلاعات لازم و مناسب در مورد مساءله مورد نظر را در اختيار داشته و به صورت بهينه ازآن ها استفاده نمايد. اطلاعات ، حلقه اتصالى است كه همه عناصرتشكيل دهنده سازمان را به هم متصل مى كند تا فعاليت هاى سازمان با هماهنگى و انسجامبيش ترى انجام شوند؛ در نتيجه موفقيت و بقاى سازمان تضمين شود. امروزه نياز بهاطلاعات از گذشته به مراتب بيش تر و ضرورى تر است ؛ چرا كهعلل و عوامل تاءثير گذار بر مسائل بيش تر از گذشته مى باشد.
از عوامل مهم و تاءثير گذار بر مسائل مختلف ، محيط و پديده هاى محيطىاست .
هنگام تصميم گيرى در مورد يك مساءله ، شناخت و بررسى پديده هاى محيطى تاءثيرگذار بر آن ، و نيز بررسى تاءثيرات احتمالى ، آن ها از ضرورت هاى اوليه بوده ، واثر بخش بودن و موفقيت تصميم گيرى در صورتى تاءمين خواهد شد كه محيط و پديدههاى محيطى آن مساءله به خوبى مورد بررسى قرار گرفته و تصميم مورد نظر باتوجه به تاءثيرات محيط و پديده هاى مختلف محيطى اتخاذ شده باشد.
بنابراين ، تصميم گيرى ، به ويژه تصميم گيرى در سازمان بايد با توجه بهمحيط و بررسى عوامل و پديده هاى اثر گذار محيطى انجام شود. بديهى است كه شناختمحيط و بررسى عوامل محيطى نياز به در اختيار داشتن اطلاعات وسيع در اين زمينه دارد.به عنوان مثال ، عوامل محيطى كه ممكن است بر تصميم گيرى در موردمسائل مختلف سازمان تاءثير گذار باشند عبارتند از: قوانين و مقررات دولت ، نگرشكاركنان ، برداشت ها و نظرات مختلف مشتريان يا مراجعه كنندگان ؛ همچنين فرهنگ ،باورها و انتظارات زيردستان و نيازهاى اجتماعى آنان ؛ و نيزعوامل و پديده هاى ديگرى كه برخى از آن ها ممكن است غيرقابل پيش بينى باشند.
اطلاعات ، يكى از منابع اصلى و با ارزش سازمان بوده و از اهميت و جايگاه ويژه اى درسازمان به ويژه براى تصميم گيرى هاى سازمان برخوردار است . ضرورت در اختيارداشتن اطلاعات و ارزش ويژه آن در شرايط عدم اطمينان ، بيش تر نمايان شده ، و اينشرايط باعث مى شود تا مديران براى اتخاذ تصميمات مناسب ، و هدايت كردن سازمان درمسير مطلوب و مناسب ، تمام تلاش خود را در سمت و سوى دستيابى به اطلاعات لازم بهكار گيرند.
همان گونه كه اشاره كرديم ، محيط و عوامل مختلف محيطى يكى از عناصر مهم و تاءثيرگذار بر سازمان و تصميم گيرى هاى آن مى باشد. از طرف ديگر مى دانيم كه محيط وعوامل آن به سرعت در حال تغيير و تحول هستند و همچنين سازمان ها روز به روز توسعهپيدا كرده و پيچيده تر مى شوند. وجود اين مسائل باعث مى شود كه نياز مديران و تصميمگيرندگان در سازمان ها به اطلاعات افزايش يابد.
بر اين اساس ، ميزان موفقيت و اثر بخشى سازمان ها و مديران و مسئولان آن ها در فعاليتهاى مختلف از جمله تصميم گيرى و تعيين خط مشى ، به توانايى و خلاقيت آن ها در جمعآورى ، سازماندهى ، توزيع و كنترل اطلاعات بستگى فراوانى دارد تا آنان بتوانند دربرابر محيطى بسيار پيچيده و در حال تغيير، و نيزعوامل تاءثير گذار محيطى ، واكنش مناسب نشان داده و تصميم هاى مؤ ثر و كارآمدى براىمسائل مختلف سازمان اتخاذ كنند.
سازمان ها و شركت هاى مختلف ، براى اين كه بتوانند فعاليت هاى مختلف خود به ويژهتصميم گيرى هاى خويش را به روز، كار آمد و اثر بخش نمايند، همواره تلاش مى كنندتا اطلاعات مورد نياز خود را به دست آورده و در اختيار مديران و مسئولان بخش هاى مختلفقرار دهند. بدين منظور در سازمان ها، سيستم دقيق و كارآمد اطلاعات طراحى و ايجاد مىشود. در گذشته كه سازمان ها ساده تر بود، و از پيچيدگى و تغيير و تحولات محيطىكم ترى برخوردار بودند، سيستم اطلاعاتى سازمان ها نيز ساده و بسيط بود؛ ليكن درسازمان هاى بزرگ و پيچيده امروزى ايجاد سيستم هاى دقيق ترى براى اين منظورضرورى است . بدين منظور، تلاش هاى زيادى صورت گرفت و پيشرفت فراوانى نيزبه دست آمد. با پيدايش رايانه - ابزارى كه مى تواند انبوهى از اطلاعات را جمع آورى وپردازش كند - طراحى سيستم اطلاعات مديريت به صورت فرايندى رسمى و يك رشتهعلمى و تحقيقاتى در آمد، و در نتيجه تحول اساسى و بنيادين در اين زمينه پديد آمد.
در بيانات و عملكرد امام على (ع ) جمع آورى اطلاعات و كسب اخبار در موردمسائل مختلف ، از اهميت و جايگاهى ويژه برخوردار بوده است . آن حضرت در صورت نياز وضرورت حكومت اسلامى براى كسب اخبار و جمع آورى اطلاعات ، نيروها و ماءموران ويژهاطلاعاتى را، به صورت ناشناس ، به نقاط مختلف مى فرستاد تا اطلاعات و اخبار لازمرا در مورد افراد و گروه هاى گوناگون ، و نيزمسائل مربوط به آنان جمع آورى كرده و براى آن حضرتارسال كنند، تا ايشان تصميمات لازم و مناسب را در مورد آن ها اتخاذ نمايد.
به عنوان نمونه مى توان از فردى به نام حصين بن مالك نام برد كههمراه معاويه بود و با امام على (ع ) مكاتبه مى كرد و اخبار و اطلاعات مربوط به معاويهرا در اختيار آن حضرت قرار مى داد. ⁽¹⁰³⁾
البته ماءموران اطلاعاتى آن حضرت در شام ، منحصر به اين فرد نبود، و افراد متعددىاطلاعات و اخبار مربوط به معاويه را در اختيار امام على (ع ) قرار مى دادند. همچنينماءموران اطلاعاتى آن حضرت تنها در شام نبودند، بلكه در همه مناطق پراكنده بودند،حتى در مناطق تحت كنترل خود آن حضرت نيز ماءمورانى از طرف ايشان اطلاعات و اخبارمربوط به آن منطقه ، خصوصا اخبار مربوط به كارگزاران آن حضرت در آن نواحى راجمع آورى و براى ايشان ارسال مى كردند.
از دلايل روشن اين نكته ، نامه هايى است كه آن حضرت به برخى از كارگزاران خويشنوشته است . دقت در اين نامه ها، بيانگر اين حقيقت است كه ايشان همواره عده اى را بهعنوان ماءمور اطلاعاتى در نقاط مختلف معين مى نمود تا اطلاعات لازم را جمع آورى كرده ودر اختيار آن حضرت قرار دهند. از جمله اين نامه ها، نامه اى است كه ايشان به مصقلةبن هبيرهى شيبانى ، كه از طرف ايشان فرماندار يكى از شهرهاى فارس بود،نوشته است .
قسمتى از نامه ، چنين است :
بلغنى عنك اءمر ان كنت فعلته فقد استخطت الهك و عصيت امامك ... ؛ ⁽¹⁰⁴⁾ در موردتو گزارشى به من رسيده است كه اگر تو اين كار را انجام داده باشى ، پروردگارترا به خشم آورده و از امام خود نافرمانى كرده اى !....
همچنين آن حضرت به يكى ديگر از كارگزاران خويش مى نويسد:
فاذا انت فيما الى عنك لا تدع لهواك انقيادا و لا تبقى لآخرتك عتادا... ؛ ⁽¹⁰⁵⁾حال به من خبر دادند كه تو در پيروى از هوا و هوس فرو گذار نمى كنى ، و براىآخرت خود چيزى باقى نمى گذارى !....
اين دو مورد - كه به عنوان نمونه بيان شد - بيانگر اين واقعيت است كه آن حضرت درمناطق مختلف ، ماءموران اطلاعاتى و افراد بسيارى داشت كه اطلاعات و اخبار مربوط به آنمناطق ، به ويژه اطلاعات مربوط به كارگزاران و حاكمان آن نقاط، را جمع آورى كرده وبراى ايشان ارسال مى كردند، تا آن حضرت تصميمات لازم و مناسب را در مورد آناناتخاذ نمايد.
الف ) ويژگى هاى اطلاعات مطلوب  
بدون شك ، اطلاعات يكى از عوامل مهم در مباحث مختلف خصوصا در فرايند تصميم گيرى وتعيين خط مشى است ؛ ليكن اين امر در صورتى مى تواند نقش اساسى خود را به خوبىايفا كند كه داراى ويژگى هاى مهم اطلاعات ، كيفيت و دقت است . مديران و خط مشى گذاران سازمان ، هنگامى مى توانند در مورد مساءله اى درست ومنطقى اتخاذ كنند كه اطلاعات كافى و دقيقى در مورد آن داشته باشند.
هر مقدار كه اطلاعات دقيق تر باشد، كيفيت آن بهتر بوده و مدير هنگام تصميم گيرى ،بيش تر مى تواند به آن اعتماد و تكيه كند. بنابراين ، براى اين كه اطلاعات ، سودمندو اثر بخش باشد، لازم است كه از دقت و صحت لازم برخوردار باشد، در غير اين صورتنمى توان هنگام تصميم گيرى به آن اعتماد نمود، و بر اساس آن خط مشى گذارى كرد.
اطلاعات علاوه بر صحيح و دقيق بودن ، بايد به موقع و بههنگام باشد. هنگام اتخاذ تصميم در مورد يك مساءله ، اطلاعات لازم در مورد آنبايستى به موقع و در زمان مناسب در اختيار مديران و تصميم گيران قرار گيرد، تاآنان بتوانند به صورت بهينه و مناسب از آن استفاده نمايند. اگر اطلاعات لازم به موقعو در زمانى كه مورد نياز است در اختيار مسئولان و خط مشى گذاران قرار نگيرد، ارزش واهميت خود را از دست داده و كارآيى لازم را نخواهد داشت .
همچنين اطلاعات بايد مناسب و در حد نياز باشد. اطلاعات درصورت كارآيى لازم را خواهد داشت كه نه ناقص ، هر دومشكل آفرين و مساءله ساز هستند؛ چرا كه اگر تمامى اطلاعات لازم در مورد يك مساءله جمعآورى نشود مديران و خط مشى گذاران سازمان نمى توانند با اعتماد به آن تصميم گيرىنمايند. همچنين اگر اطلاعات جمع آورى شده بيش از مقدار مورد نياز باشد، مديران و خطمشى گذاران با انبوهى از اطلاعات مواجه شده و توان استفاده بهينه از آن ها را نخواهندداشت . بنابراين ، لازم است كه سيستم اطلاعاتى به گونه اى طراحى و به كارگرفته شود كه اطلاعات مورد نياز مديران را به صورت جامع ،مختصر، گويا و سازمان يافته در اختيار آنانبگذارد تا آن ها نيز بتوانند در كم ترين زمان ممكن از آن اطلاعات استفاده نمايند.
از ديگر ويژگى هاى اطلاعات مناسب و اثر بخش ، مرتبط بودن آن هاست .اطلاعات و اخبارى كه به مديران و مسئولان داده مى شود، بايد با حوزه كارى آنان و نيزمساءله اى كه بايد در زمينه آن تصميم گيرى كنند، ارتباط و تناسب داشته باشد. شايدبتوان اين نكته را از اين سخن امام على (ع ) استفاده كرد:
و اقصر راءيك على ما يعنيك ؛ ⁽¹⁰⁶⁾ توجه و نظرات را تنها به امورى كه بهتو مربوط است محدود كن .
بر اين اساس ، لازم است سيستم اطلاعاتى به گونه اى طراحى شود كه تنها اطلاعاتمرتبط را در اختيار افراد قرار دهد، و از دادن اطلاعات بى ارتباط و نامناسب اجتناب نمايد.سرگرم شدن افراد به اطلاعات غير مرتبط مقدارى از وقت آنان رااشغال كرده و آنان را از پرداختن به وظايف اصلى شان باز مى دارد.
ب ) سيره عملى امام على (ع ) در جمع آورى اطلاعات  
امام على (ع ) توجه خاصى به شناخت دقيق مسائل و جمع آورى اطلاعات لازم در مورد آن هاداشت ، و آن گاه كه مى خواست در مورد مساءله اى تصميم بگيرد، آن را به دقت سنجيده وجوانب مختلف و زواياى گوناگون و عواقب و پيامدهاى احتمالى آن را مورد بررسى قرارمى داد؛ و هنگامى كه مساءله به خوبى براى آن حضرت تبيين مى شد، تصميم لازم ومناسب را در مورد آن اتخاذ مى كرد. آن حضرت در يكى از خطبه هاى خود، نحوه تصميمگيرى در مورد يك مساءله را اين گونه بيان مى كند:
و لقد ضربت اءنف هذا الامر و عينه ، و قلبت ظهره و بطنه فلم اءرلى فيه الاالقتال او الكفر بما جاء محمد صلى الله عليه ؛ ⁽¹⁰⁷⁾ من اين كار (مناسبات خود بامعاويه ) را به خوبى بررسى كرده و سنجيدم ؛ و درون و برون ، و پشت و روى آن راژرف ديدم ؛ به اين نتيجه رسيدم كه راهى جز جنگ كردن و يا كافر شدن نسبت به آنچهمحمد - كه درود خدا بر او باد - آورده است ، ندارم .
همچنين در يكى ديگر از خطبه ها، فرايند تصميم گيرى خويش را اين گونه بيان مىفرمايد:
و قد قلبت هذا الامر بطنه و ظهره حتى منعنى النوم فما وجدتنى يسعنى الا قتالهم اوالجحود بما جاء به محمد صلى الله عليه و آله و سلم ، فكانت معالجةالقتال اهون على من معالجة العقاب ، و موتات الدنيا اهون على من موتات الآخرة ؛⁽¹⁰⁸⁾ اين مساءله را زير و رو كردم ، و همه جهاتش را سنجيدم ، تا جايى كه خواب رااز چشمانم ربود؛ ديدم چاره اى نيست جز اين كه يا با آنان به مبارزه برخيزم ؛ و يا آنچهرا محمد - كه درود و سلام خدا بر او باد - آورده است ، انكار كنم . تن به جنگ دادن آسانتر است از اين كه تن به كيفر پروردگار دهم ؛ و از دست رفتن دنيا و رنج اين جهان ،برايم سهل تر از كيفر آن جهان و از دست رفتن آخرت است .
همچنين آن بزرگوار در دوران كوتاه حكومت و مديريت خويش ، عده اى را ماءموريت مى داد تااز اوضاع دشمن و يا از عملكرد كارگزاران خود، اطلاعاتى كسب كرده و گزارش آن را بهاطلاع آن حضرت برسانند. علاوه بر اين ، به كارگزاران خويش سفارش مى كرد كههمواره عده اى را براى جمع آورى اطلاعات در نظر بگيرند.
از مواردى كه بيانگر حساسيت آن حضرت در مورد اطلاعات و تلاش براى به دست آوردنآن مى باشد، ماجراى خريت بن راشد است . خريت كه يكى از سران خوارجبود، بعد از جنگ صفين و مساءله حكميت ، عليه حكومت امام على (ع ) دست به شورش زد وبه مدائن ، و از آن جا به منطقه اهواز و فارس رفت ؛ عده اى را كشت ، و عشاير بنىناجيه را تحريك و با خود هماهنگ كرد. وى به آن ها مى گفت كه لازم نيست زكاتاموال خود را بپردازند! لذا عده اى از آن ها كه مسلمان شده بودند، مرتد گرديده وكارگزار حضرت على (ع ) در عمان به نام حلو بن عوف ازدى را بهقتل رساندند.
امام على (ع ) در ابتداى خروج خريت ، از وضعيت او مطلع نبود؛ لذا طى بخش نامه اى بهكارگزاران خويش چنين نوشت :
بسم الله الرحمن الرحيم . من عبدالله على امير المؤ منين الى من قراء كتابى هذا منالعمال ، اما بعد فان رجالا لنا عندهم بيعة خرجوا هرابا فنظنهم خرجوا نحو بلادالبصرة ، فاسئل عنهم اءهل بلادك و اجعل عليهم العيون فىكل ناحية من اءرضك ثم اكتب الى بما ينتهى اليك عنهم ؛ ⁽¹⁰⁹⁾ به نام خداوندبخشنده مهربان . از بنده خدا، على امير مؤ منان به تمام كارگزارانى كه اين نامه را مىخوانند! اما بعد: گروهى از مردان كه بايد از ما پيروى مى كردند، فرار كرده كه ماگمان مى كنيم به طرف بصره حركت كرده اند. از مردم شهر خود سؤال كنيد، ماءموران مخفى در هر ناحيه از منطقه خود بگماريد و در صورتى كه خبرى بهشما رسيد، آن را به من گزارش كنيد!.
مالك بن كعب يكى از كارگزاران آن حضرت ، وقتى اين بخش نامه رادريافت كرد، طى نامه اى به ايشان اطلاع داد كه آن ها از منطقه عين التمرعبور كرده اند. بر اساس اين اطلاع امام على (ع )معقل بن قيس را همراه دو هزار نفر در تعقيب او و يارانش فرستاد. ⁽¹¹⁰⁾